Карточка договора - это основной информационный элемент базы. Содержит необходимую информацию о договоре. В карточке договора представлены информационные блоки: ревизиты договора, выполнение, платежи, события/действия, файлы. Рассмотрим их подробнее.

Реквизиты договора. Часть реквизитов - реквизиты из 1С (номер договора, дата договора, наименование договора, организация, вид договора, контрагент), если бухгалтерия в 1С ведется корректно, то все эти реквизиты при выгрузке данных из 1С будут заполнены. Но, например, если бухгалтерия ленится присваивать номера договоров при вводе информации, то вы можете увидеть отсутствующие даты договоров, номера, а в сводном поле Наименование будет красоваться запись Основной договор. По мнению разработчика, Основной договор - это бич для договорного учета. В этом "котле" часто варятся и договоры, и счета, относящиеся к разным объектам, работам, товарам и не имеющие между собой ничего общего. Если таких ситуаций много, следует добиться корректного заполнения реквизитов договоров, разнесения платежей и выполнения по ним, и только потом производить выгрузку из бухгалтерии в программу "Управленческий учет договоров".

Другая часть реквизитов - дополнительные реквизиты программы. Эти реквизиты помогают получить дополнительные аналитические срезы при построении отчетов по договорам. Такими реквизитами являются:

  • Сумма договора
  • Предмет договора
  • Вид деятельности
  • Объект (см. Объектный учет)
  • Тип договора (см. Типы договоров) 

 

 Скриншот. Карточка договора в программе "Управленческий учет договоров".

Скриншот Карточка договора.

 

Выполнение. Данный блок расположен в нижнем левом углу Карточки договора и содержит информацию о реализации или поступлении товаров, работ, услуг (в зависимости от вида договора) в соответствии с актами сдачи-приемки, накладными и т.д., отраженную в бухгалтерии организации.

Платежи. Блок расположен в нижнем правом углу Карточки договора и содержит информацию об оплатах по договору. В графе Номер отражаются номер и дата платежного поручения, а в графе Дата отражается дата выписки банка, по которой прошел платеж. В ряде случаев  эти даты могут не совпадать (например, когда платежное поручение отправлено в банк, но проведено следующим днем). В графе Назначение платежа содержится соответствующий текст из платежного поручения.  

Файлы. Данный блок расположен выше блока по платежам и представляет собой встроенное окно проводника Windows. Работа с файлами в нем не отличается от работы в проводнике - можно по клику на правой кнопке мыши вставлять, вырезать, удалять файлы и т.д. Вместе с тем, для того, чтобы сделать интерфейс удобнее, в верней части окна расположена кнопка Добавить файлы: с ее помощью можно не сворачивая 1С открывать диалог добавления файлов из каталогов на компьютере/в сети. Рядом с данной кнопкой расположена кнопка Открыть журнал, которая позволяет просматривать хронологию добавления, изменения, удаления файлов по текущему договору. Крайняя справа кнопка данного блока - Папка по умолчанию - позволяет возвращаться в исходную папку договора при навигации по вложенным папкам. Обратите внимание на ярлык папки с названием Портфолио [Название контрагента]. Это автоматически создаваемый в каждом договоре ярлык, который позволяет хранить в одной папке общие файлы соответствующего контрагента (например, уставные документы, отчетность, лицензии и допуски СРО и проч.) 

События/действия. Отметить планируемые события и действия по текущему договору, указать важную информацию позволяет информационный блок карточки События/Действия. Каждое вводимое событие имеет реквизиты Наименование (где пользователь может выбрать из списка типовое значение), Событие/Действие (где указывается детальная расшифровка события или действия), Дата события. Для ввода новых событий используется кнопка Создать событие. При вводе события, если требуется проконтролировать его выполнение, следует отметить птичкой чекбокс Запрашивать отметку о выполнении

В заключение рассмотрим особенности основных кнопок формы (в командной панели). Кнопка Открыть отчет показывает печатную форму Карточки договора и имеет 2 опции: Карточка договора и Карточка договора с событиями. Кнопка Прочие действия также имеет вложенные кнопки.  Отменить распределение (относится к Объектному учету и позволяет отменить подчинение договора, активна только тогда, когда уместно ее применение). Другие вложенные кнопки - Прекращение обязательств: Ввести выполнение и Прекращение обязательств: Ввести оплату - предназначены для нестандартных случаев расчетов по договорам, когда выгрузка платежей/актов(накладных) не дает всей информации и требуется доввод данных. Эти кнопки могут применяться, например, при зачете встречных однородных требований, при отражении курсовой разницы по выполнению и т.д. 

 

Работа в многопользовательском режиме: особенности.

Карточка договора позволяет вести одновременную работу с ней нескольких пользователей. При этом нужно учитывать следующее. Во избежание искажений информации при открытии карточки первым пользователем реквизитная информация карточки блокируется от изменений для второго и последующих пользователей. Таким образом, первый пользователь, открывший карточку договора, может менять реквизиты, а последующие пользователи нет. При этом пользователь, который открывает заблокированную ранее карточку, имеет визуальный доступ ко всей информации, а также может свободно пользоваться блоком файлов (если только какой-то конкретный файл не занят - тогда применяется стандартная для Windows система: открыть для чтения и/или ждать, когда файл освободится) и блоком событий/действий по договорам.